Klauzula RODO i zgoda na przetwarzanie danych – wzory do ankiet i formularzy

Klauzula RODO to komunikat, w którym informujesz osobę wypełniającą ankietę lub formularz, kto przetwarza jej dane, w jakim celu, na jakiej podstawie i jakie prawa jej przysługują. Ten tekst jest dla wszystkich, którzy zbierają dane w badaniach, rekrutacji albo formularzach kontaktowych i potrzebują treści, którą da się skopiować i dopasować. Znajdziesz tu różnicę między klauzulą informacyjną a zgodą — mylenie ich to najczęstszy błąd — gotowe wzory do ankiety, formularza i CV, listę sformułowań, które unieważniają zgodę, oraz odpowiedź na pytanie, kiedy klauzula RODO nie jest potrzebna wcale.

Ten artykuł jest praktycznym przewodnikiem, a nie poradą prawną. Wzory trzeba dopasować do własnego procesu, a w sprawach wątpliwych — zwłaszcza przy danych wrażliwych — skonsultować z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.

Klauzula informacyjna a zgoda — to nie to samo

To rozróżnienie decyduje o całej reszcie, a mylone jest niemal powszechnie.

Klauzula informacyjna wynika z art. 13 RODO i jest Twoim obowiązkiem zawsze, gdy zbierasz dane osobowe bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Nie ma znaczenia, na jakiej podstawie je przetwarzasz — informować musisz tak samo przy zgodzie, jak przy umowie czy obowiązku prawnym.

Zgoda to jedna z sześciu podstaw przetwarzania z art. 6 RODO. Potrzebujesz jej wtedy, gdy żadna inna podstawa nie pasuje — a przy badaniach opinii najczęściej nie pasuje.

Praktyczny skutek: klauzula informacyjna bez zgody zdarza się często i jest w porządku. Zgoda bez klauzuli informacyjnej to zawsze błąd. Jeżeli w swojej ankiecie masz tylko okienko „Wyrażam zgodę…”, a nigdzie nie napisałeś, kim jesteś i po co zbierasz dane, brakuje Ci tej ważniejszej połowy.

Klauzula RODO — wzór do ankiety

Klauzula RODO do ankiety musi zawierać elementy wymienione w art. 13 RODO. W ankiecie online można je podać zwięźle, pod warunkiem że żadnego nie brakuje:

Administratorem Twoich danych osobowych jest [PEŁNA NAZWA I ADRES FIRMY]. W sprawach dotyczących danych skontaktujesz się z nami pod adresem [E-MAIL].

Dane podane w tej ankiecie przetwarzamy w celu [KONKRETNY CEL, np. zbadania satysfakcji z obsługi zamówienia], na podstawie [PODSTAWA, np. Twojej zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO]. Podanie danych jest dobrowolne.

Dane będziemy przechowywać przez [OKRES, np. 12 miesięcy od zakończenia badania]. Odbiorcami danych są [KATEGORIE ODBIORCÓW, np. dostawca narzędzia ankietowego i biuro rachunkowe].

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo sprzeciwu oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie — nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Jeżeli wyznaczyłeś inspektora ochrony danych, dopisz jego dane kontaktowe. Jeżeli przekazujesz dane poza Europejski Obszar Gospodarczy, trzeba o tym poinformować — dlatego warto wiedzieć, gdzie dostawca narzędzia przetwarza dane, zanim uruchomisz badanie.

Klauzula ma być w zasięgu wzroku osoby wypełniającej, a nie schowana w regulaminie. W praktyce najlepiej sprawdza się osobny ekran na początku ankiety albo tekst bezpośrednio nad przyciskiem wysyłki.

Skrócona klauzula RODO — kiedy pełna się nie mieści

Pełna klauzula ma kilkanaście linijek i w krótkim formularzu potrafi przytłoczyć treść, po którą ktoś przyszedł. RODO na to pozwala: art. 12 wymaga, żeby informacja była zwięzła, przejrzysta i łatwo dostępna, a nie żeby w całości stała nad przyciskiem. Stąd warstwowa klauzula RODO — pierwsza warstwa przy formularzu, reszta pod linkiem.

W pierwszej warstwie musi znaleźć się to, czego brak najbardziej zaskakuje wypełniającego: kto zbiera dane, po co i gdzie znajdzie resztę.

Administratorem Twoich danych jest [NAZWA FIRMY]. Dane z tej ankiety wykorzystamy wyłącznie do [KONKRETNY CEL]. Szczegóły, w tym okres przechowywania i Twoje prawa, opisaliśmy w polityce prywatności: [ADRES TWOJEJ POLITYKI PRYWATNOŚCI].

Druga warstwa — polityka prywatności albo osobna podstrona — zawiera pełny zestaw z art. 13. Tego podziału nie można używać do chowania rzeczy niewygodnych: jeżeli przekazujesz dane poza EOG, profilujesz odpowiedzi albo zbierasz dane wrażliwe, informacja o tym należy do pierwszej warstwy, nie do przypisu.

Skrócona wersja ma jedną twardą granicę: nie zastępuje zgody. Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, okienko z jej treścią musi być widoczne przy formularzu niezależnie od tego, jak zwięzła jest klauzula informacyjna.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych — wzór

Zgodę definiuje art. 4 pkt 11 RODO: ma być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Każde z tych słów ma konsekwencje dla treści okienka.

Do ankiety, w której zbierasz dane kontaktowe:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w tej ankiecie przez [NAZWA FIRMY] w celu [JEDEN KONKRETNY CEL].

Do formularza zapisu na informacje handlowe — osobne okienko, nie dopisek do poprzedniego:

Wyrażam zgodę na otrzymywanie od [NAZWA FIRMY] informacji handlowych na podany adres e-mail.

Do udziału w losowaniu nagród:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [NAZWA FIRMY] w celu przeprowadzenia losowania nagród i wydania nagrody.

Jeżeli ankieta dotyka zdrowia, poglądów politycznych, przekonań religijnych, przynależności związkowej, pochodzenia etnicznego lub orientacji seksualnej, wchodzisz w art. 9 RODO — szczególne kategorie danych. Tu potrzebna jest zgoda wyraźna, a treść musi jasno nazywać rodzaj danych. To częsty przypadek w badaniach pracowniczych i pacjenckich, a najprostszym rozwiązaniem bywa zaprojektowanie badania tak, żeby w ogóle nie dało się powiązać odpowiedzi z osobą.

Pięć sformułowań, które unieważniają zgodę

Poprawna klauzula RODO nie uratuje wadliwej zgody. Ta lista powstała z błędów, które najczęściej widać w prawdziwych formularzach — łącznie z wcześniejszą wersją tego artykułu.

1. „oraz przez podmioty trzecie”. Zgoda ma być świadoma, a nikt nie jest świadomy tego, komu przekazujesz dane, jeśli nie wymienisz odbiorców z nazwy albo przynajmniej z kategorii. To sformułowanie samo w sobie podważa zgodę.
2. „w celach handlowych i marketingowych”. Dwa cele w jednym okienku łamią warunek konkretności. Jeżeli respondent nie może zgodzić się na jedno, a odmówić drugiego, zgoda jest wadliwa.
3. Okienko zaznaczone domyślnie. Zgoda wymaga działania potwierdzającego. Milczenie, bezczynność i wstępnie zaznaczone pole nie są zgodą.
4. Zgoda wymuszona udziałem. Jeżeli nie da się wysłać ankiety bez zaznaczenia zgody, która do jej wypełnienia nie jest potrzebna, znika dobrowolność. Zgoda marketingowa nie może być biletem wstępu do badania.
5. Odwołania do nieaktualnych przepisów. Formułki z ustawą z 1997 roku albo z „GIODO” nie tylko nic nie wnoszą — sygnalizują, że nikt nie przeglądał tego formularza od lat. GIODO był organem, a nie zbiorem przepisów; od 2018 roku jego rolę pełni Prezes UODO.

Do tego jedna rzecz, o której łatwo zapomnieć: art. 7 ust. 3 RODO wymaga, żeby wycofanie zgody było równie łatwe jak jej udzielenie. Jeśli zgodę zbierasz jednym kliknięciem, a wycofać ją można tylko listem poleconym, warunek nie jest spełniony.

Kiedy klauzula RODO w ankiecie nie jest potrzebna

Najprostszym sposobem na spełnienie obowiązków jest ich nie wywoływać. RODO dotyczy danych osobowych — jeżeli ankieta jest naprawdę anonimowa, rozporządzenie w ogóle jej nie obejmuje.

Słowo „naprawdę” robi tu całą robotę. Anonimowość znika, gdy:

• narzędzie zapisuje adres IP albo identyfikator urządzenia,
• link z zaproszeniem jest unikalny dla każdego odbiorcy, więc odpowiedź da się powiązać z adresem e-mail,
• w pytaniu otwartym ktoś sam poda swoje dane, a Ty je przechowasz,
• metryczka jest tak szczegółowa, że w dziesięcioosobowym zespole wskazuje konkretną osobę — dział plus staż plus stanowisko zwykle wystarczą.

Ostatni punkt jest w badaniach pracowniczych najczęstszą pułapką i jednocześnie powodem, dla którego ludzie odpowiadają nieszczerze. Jeżeli badanie ma być anonimowe, warto to zaprojektować świadomie — piszemy o tym szerzej przy ankietach anonimowych.

Klauzula RODO w CV — co się zmieniło

Klauzula RODO w CV to najczęściej kopiowana formuła w polskim internecie — i zwykle kopiowana niepotrzebnie.

Do bieżącej rekrutacji zgoda kandydata zasadniczo nie jest potrzebna. Zakres danych, których pracodawca może żądać, wynika z Kodeksu pracy, a podstawą przetwarzania jest przepis prawa i podjęcie działań przed zawarciem umowy. Dopisywanie do CV rozbudowanej formuły niczego nie zmienia.

Zgoda staje się potrzebna w dwóch sytuacjach: gdy kandydat podaje dane spoza tego katalogu (na przykład zdjęcie czy zainteresowania) oraz gdy pracodawca chce zatrzymać dokumenty na przyszłe rekrutacje. Dla tego drugiego przypadku wystarczy:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w CV przez [NAZWA FIRMY] na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.

Po stronie pracodawcy obowiązek informacyjny zostaje zawsze — i to jego, a nie zgody kandydata, dotyczy większość zastrzeżeń zgłaszanych w postępowaniach. Aktualne stanowiska organu znajdziesz w poradnikach i wytycznych UODO.

Jak długo przechowywać dane z ankiety

Okres przechowywania trzeba podać w klauzuli, więc najpóźniej w tym momencie trzeba go ustalić — a to pytanie, na którym zacina się większość badań. RODO nie podaje żadnej liczby. Mówi tylko, że dane wolno trzymać nie dłużej, niż jest to niezbędne do celu, dla którego je zebrano.

Praktycznie wygląda to tak, że termin wyprowadza się z celu, a nie odwrotnie:

• Jednorazowe badanie satysfakcji — dane kontaktowe do czasu zamknięcia analizy i ewentualnego kontaktu zwrotnego, wyniki zbiorcze bezterminowo, bo po anonimizacji nie są już danymi osobowymi.
• Badanie cykliczne z porównaniem w czasie — tyle, ile trwa seria pomiarów, i to trzeba powiedzieć wprost, bo respondent inaczej zakłada, że po wypełnieniu dane znikają.
• Losowanie nagród — do wydania nagrody i rozliczenia podatkowego, przy czym to drugie wynika z osobnych przepisów i bywa dłuższe niż samo badanie.
• Zgoda marketingowa — do wycofania zgody, więc bez własnego terminu, ale z obowiązkiem realnej obsługi wycofania.

Deklaracja z klauzuli i to, co faktycznie dzieje się z danymi, muszą się zgadzać. Najczęstsza rozbieżność jest banalna: ktoś podaje „12 miesięcy”, a odpowiedzi leżą w narzędziu latami, bo nikt nie ustawił usuwania. To rozbieżność, którą widać w pierwszym pytaniu kontroli.

Kto jest administratorem, a kto podmiotem przetwarzającym

Przy ankiecie online zawsze występują dwie role i warto je rozdzielić, zanim pojawi się pytanie o odpowiedzialność.

Ten podział wymaga umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO). Bez niej korzystanie z zewnętrznego narzędzia jest niezgodne z RODO, nawet jeśli sama ankieta ma nienaganną klauzulę. W Interankietach taką umowę zawrzesz z poziomu konta, a dane przetwarzamy w Unii Europejskiej — szczegóły opisaliśmy na stronie o bezpieczeństwie.

Jak dodać klauzulę do ankiety w Interankietach

W kreatorze ankiet klauzulę i zgody dodajesz jako pytanie typu nota prawna: treść wyświetla się nad polem wyboru, a każdą zgodę dodajesz jako osobną pozycję — co samo z siebie wymusza rozdzielenie celów, zamiast sklejania ich w jedno zdanie.

Kilka rzeczy, które warto ustawić przy okazji:

• Osobne okienko na każdy cel — udział w badaniu, kontakt zwrotny i newsletter to trzy różne zgody.
• Zgoda nieobowiązkowa tam, gdzie nie jest konieczna — jeżeli ankietę da się wypełnić bez zgody marketingowej, nie ustawiaj jej jako wymaganej.
• Wyłączony zapis identyfikatorów, jeśli badanie ma być anonimowe.
• Termin usunięcia danych zgodny z tym, co zadeklarowałeś w klauzuli — okres przechowywania podany w klauzuli i realny czas życia danych powinny się zgadzać.

To samo dotyczy formularzy kontaktowych i rekrutacyjnych — mechanizm jest identyczny, zmienia się tylko cel, który wpisujesz w treść.

Lista kontrolna przed uruchomieniem ankiety

Siedem pytań, które warto przejść przed wysłaniem zaproszeń:

1. Czy do tego badania w ogóle potrzebuję danych osobowych?
2. Czy klauzula informacyjna jest widoczna przy formularzu, a nie tylko w regulaminie?
3. Czy podałem konkretny cel, a nie „cele marketingowe”?
4. Czy każda zgoda ma osobne okienko i żadne nie jest zaznaczone domyślnie?
5. Czy da się wypełnić ankietę bez zgód, które do jej wypełnienia nie są potrzebne?
6. Czy okres przechowywania z klauzuli zgadza się z ustawieniami narzędzia?
7. Czy mam podpisaną umowę powierzenia z dostawcą narzędzia?

Jeżeli na którekolwiek pytanie odpowiadasz „nie wiem”, to zwykle tańsze jest sprawdzenie teraz niż tłumaczenie się później.

Podsumowanie

Klauzula RODO nie jest formułką do odhaczenia, tylko krótką odpowiedzią na cztery pytania: kto zbiera dane, po co, na jakiej podstawie i co osoba może z tym zrobić. Jeśli Twój formularz odpowiada na wszystkie cztery, a każda zgoda dotyczy jednego celu i da się jej nie zaznaczyć, jesteś w zdecydowanie lepszym miejscu niż większość formularzy w polskim internecie.

Najkrótsza droga do zgodności prowadzi jednak przez pytanie, czy dane osobowe są Ci w tym badaniu w ogóle potrzebne. Jeżeli nie — ankieta anonimowa zdejmuje z Ciebie cały ten rozdział.

Załóż darmowe konto w Interankietach i przygotuj ankietę z gotową notą prawną w kilka minut.

FAQ